Dokumentowanie systemu zarządzania, to proces wymagający sporej wiedzy. Wiedzę na ten temat może jednak posiąść każdy. Nie opłaca się więc płacić dużych pieniędzy firmom konsultingowym. Wystarczy zapoznać się z pewnymi zasadami, przestudiować kilka przykładów i napisać dokumentację dla swojej firmy. Warto mimo wszystko poradzić się eksperta, gdy już dokumentację skończymy.
Podstawowym dokumentem w systemie zarządzania ISO 9001:2000 jest polityka jakości. Jest ona elementem strategii całej organizacji, tak więc musi być z nią zgodna. Polityka jest podstawą do stworzenia celów jakości.
Dokumentacja ISO 9001 wymaga nadzoru. Nadzorowanie dokumentacji nie jest łatwym procesem. Dzięki specjalnym programom i/lub odpowiednio dobranemu sposobowi postępowania, można zapewnić dobrze działący system nadzoru nad dokumentami.
Specyficznym dokumentem ISO 9001:2000 są zapisy. Zapisy pokazują dowody działania systemu i jego zgodności z normą ISO 9001:2000. Specyficzność zapisów polega na tym, że sporządza je pracownik, zapisując wyniki swoich działań. Zapisy, tak jak każdy dokument w systemie zarządzania jakością, podlegają nadzorowi.